Demande d'accès à des documents

Il faut différencier une demande d’information et une demande de documents.

Une demande d’information se fait habituellement en écrivant ou appelant le service concerné.

Exemple 1: Quels sont les jours de collectes des vidanges?

Exemple 2: Est-ce que mon voisin doit obtenir un permis pour la coupe de son arbre?

Une demande d’accès à un document est traitée selon la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Il faut donc comprendre qu’il ne s’agit pas d’obtenir une information sur un sujet, mais bien d’obtenir un document. Ce document peut être sous forme écrite, graphique, sonore, visuelle ou informatisée. 

Exemple 1: Puis-je obtenir le contrat de collectes des vidanges octroyé en 2019?

Exemple 2: J’aimerais obtenir le permis émis à mon voisin pour la coupe de son arbre.

Le but de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels est de donner accès aux personnes à un maximum d’informations émanant d’organismes publics comme la Ville. Pour cette raison, on parle aussi «d’accès à l’information». Par contre, si l’information ne se retrouve pas sur un support quelconque, elle n’est pas accessible.

Ces documents doivent être déjà existants au sein de l’organisme. 

Verbalement: Vous pouvez formuler une demande verbale, cependant la décision rendue par le responsable ne pourra pas être contestée devant la Commission d’accès à l’information en cas de désaccord avec la réponse obtenue.

Par écrit: Vous pouvez remplir le formulaire à cet effet et l’envoyer par courriel ou par courrier. Votre demande d’accès doit être transmise par la poste, par télécopieur ou par courriel. Afin de vous aider, un formulaire est mis à votre disposition sur le site Internet. Une fois complété, il sera directement acheminé au responsable. 

Dans tous les cas, la demande doit être suffisamment précise pour permettre de retracer le document. 

^*Une demande d’accès à l’information qui stipule TOUS LES DOCUMENTS n’est pas recevable. En cas de doute, veuillez communiquer avec le/la responsable afin que celui/celle-ci puisse vous guider.

À partir du moment que le responsable reçoit votre demande suffisamment précise, un délai de 20 jours s’applique. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours sur avis préalable. 

Il ne faut pas oublier que des démarches de recherche doivent être entreprises et que tous les documents doivent être examinés par la personne responsable afin qu’elle détermine si, selon la Loi, les documents sont accessibles, partiellement accessibles ou refusés.

L’objectif du droit d’accès aux documents est celui de la transparence, dans le respect des droits des propriétaires de ces documents. 

La divulgation d’information peut avoir certaines conséquences sur des individus ou des organisations, ou encore nuire au déroulement d’un processus administratif, judiciaire, législatif ou commercial. Certaines informations ne peuvent pas être accessibles, car il est nécessaire d’avoir l’autorisation du tiers concerné.

Le tiers peut refuser l’accès aux documents demandés.

A noter que certains documents se retrouvent déjà sur le site Internet de la Ville (ex : procès-verbaux, règlements, etc.).

Oui, la Loi prévoit plusieurs exceptions. Par exemple, un organisme peut vous refuser l’accès à de l’information si sa divulgation aurait un impact négatif sur les relations intergouvernementales, des négociations entre organismes publics, l’administration de la justice ou la sécurité publique.

De plus, certains types de documents peuvent vous être refusés, par exemple: une opinion juridique, une recommandation, des notes personnelles inscrites sur un document, une esquisse, un brouillon, des documents protégés par le secret professionnel, des renseignements personnels confidentiels, etc. 

Par ailleurs, la Commission d’accès à l’information peut permettre à la Ville de ne pas répondre aux demandes d’accès répétées, abusives, non-pertinentes ou faites de mauvaise foi (avec une intention de nuire).

Le responsable de l’accès à l’information doit se conformer à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Seule celle-ci s’applique http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cs/a-2.1.

Il est recommandé d’obtenir une autorisation écrite du propriétaire vous autorisant l’accès aux documents qu’il a fourni à la Ville, sinon un avis au tiers sera envoyé à ce dernier. 

Une demande doit être faite auprès du propriétaire du document pour l’accès aux documents. Ce propriétaire peut être un professionnel, un promoteur, un spécialiste ou un propriétaire d’immeuble. Cette demande prolonge le délai de réponse. 

Vous avez toujours la possibilité de déposer un recours auprès de la Commission de l’accès à l’information dans les 30 jours de la réponse transmise par le responsable. 

Nous sommes assujettis au Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.